Contractor Safety Management System

Pengertian dan Latar Belakang CSMS

Pengertian CSMS

Contractor Safety Management System (CSMS) merupakan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja yang diterapkan kepada kontraktor, vendor, atau supplier suatu perusahaan.

CSMS juga dapat dipahami sebagai sistem yang komprehensif untuk mengelola kontraktor sejak tahap perencanaan sampai dengan pelaksanaan pekerjaan, dengan menghubungkan sistem manajemen K3 perusahaan pemberi pekerjaan dengan sistem manajemen K3 kontraktor.

Pada saat ini, perusahaan pada umumnya membutuhkan vendor atau kontraktor untuk membantu menjalankan kegiatan operasional. Kontraktor dapat terlibat dalam berbagai sektor, seperti konstruksi, minyak dan gas, pertambangan, jasa, dan sektor lainnya.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa kontraktor yang akan bekerja telah memenuhi standar dan kriteria K3 yang ditetapkan oleh perusahaan. Penilaian tersebut tidak seharusnya dilakukan hanya setelah kontraktor memenangkan tender, tetapi sudah dimulai sejak tahap awal ketika perusahaan melakukan proses pemilihan kontraktor.

Dalam proses pengadaan atau pemilihan vendor, perusahaan biasanya berkolaborasi dengan tim Supply Chain Management (SCM) atau procurement. Selain mempertimbangkan aspek teknis dan biaya, aspek K3 juga perlu menjadi salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh kontraktor. Hal tersebut bertujuan agar ketika kontraktor mulai bekerja, program-program K3 yang diterapkan oleh perusahaan dapat dilaksanakan secara selaras.

Dengan demikian, CSMS diperlukan untuk memastikan bahwa kontraktor yang bekerja di lingkungan perusahaan mampu melaksanakan pekerjaannya secara aman serta memenuhi standar K3 yang telah ditetapkan.

Latar Belakang Penerapan CSMS

Kontraktor atau vendor merupakan salah satu unsur penting dalam perusahaan karena berperan sebagai mitra yang membantu pelaksanaan kegiatan operasional. Contohnya adalah kontraktor konstruksi, kontraktor pada sektor minyak dan gas, pertambangan, jasa, dan berbagai sektor lainnya.

Sebagai contoh, ketika suatu kampus melakukan pembangunan gedung, pekerjaan tersebut dapat diserahkan kepada kontraktor konstruksi. Perusahaan atau pihak pemberi pekerjaan perlu memastikan bahwa aktivitas pembangunan tidak membahayakan pekerja maupun civitas akademika yang berada di sekitar lokasi pekerjaan.

Oleh karena itu, proses tender dan CSMS seharusnya tidak hanya mempertimbangkan dua aspek, yaitu aspek teknis dan finansial, tetapi juga mempertimbangkan aspek K3.

Pentingnya pengelolaan kontraktor juga dapat dilihat dari berbagai kejadian kecelakaan dalam pekerjaan konstruksi. Salah satu contoh yang disampaikan dalam materi adalah insiden pada pembangunan jalur kereta api yang menyebabkan bagian konstruksi yang sedang dikerjakan mengalami keruntuhan. Contoh lainnya adalah kecelakaan pada proyek Double-Double Track (DDT) yang menyebabkan korban jiwa.

Kejadian tersebut menunjukkan bahwa pekerjaan yang diserahkan kepada kontraktor tetap perlu dimonitor dan dikendalikan oleh pihak pemberi pekerjaan. Apabila pengelolaan dan pengawasan terhadap kontraktor tidak dilakukan dengan baik, potensi terjadinya kejadian yang tidak diinginkan dapat meningkat.

Tujuan CSMS

Penerapan CSMS memiliki beberapa tujuan utama, yaitu:

1. Meyakinkan bahwa kontraktor yang bekerja di lingkungan perusahaan telah memenuhi standar atau kriteria K3 yang ditetapkan oleh perusahaan.

2. Menjaga dan meningkatkan kinerja K3 di lingkungan kontraktor.

3. Mencegah dan menghindari kerugian yang timbul akibat aktivitas kontraktor.

Dengan adanya CSMS, sistem manajemen K3 perusahaan pemberi pekerjaan dan sistem manajemen K3 kontraktor dapat saling terhubung. Dengan demikian, tujuan untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja dapat diwujudkan.

Dasar Penerapan CSMS dalam Sistem Manajemen K3

Dalam pembahasan SMK3 maupun SMKP, pengelolaan kontraktor berkaitan dengan elemen implementasi, khususnya pada bagian penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan serta pembelian atau pengadaan barang dan jasa.

CSMS menjadi salah satu mekanisme yang digunakan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diserahkan kepada pihak lain tetap memenuhi persyaratan K3 perusahaan.

Penerapan CSMS saat ini telah digunakan pada berbagai sektor. Oleh karena itu, kemampuan untuk memahami proses CSMS serta menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan menjadi salah satu kompetensi yang penting bagi praktisi K3.

Bagi perusahaan pemberi pekerjaan, penerapan CSMS membantu menciptakan tempat kerja yang aman, sehat, dan efisien. Sementara bagi perusahaan yang berperan sebagai kontraktor atau vendor, pemenuhan persyaratan CSMS menjadi salah satu hal penting untuk dapat mengikuti dan memenangkan pekerjaan atau tender.

Sebagai contoh, PT Bukit Asam merupakan perusahaan tambang batu bara yang dalam pelaksanaan kegiatan tertentu banyak melibatkan perusahaan kontraktor. Kondisi tersebut menyebabkan pengelolaan risiko dari aktivitas kontraktor menjadi hal yang penting. Oleh karena itu, penerapan CSMS menjadi salah satu hal yang diperkuat dalam pengelolaan K3 perusahaan.

Tahapan CSMS

Secara umum, CSMS terdiri atas enam tahapan, yaitu:

1. Risk Assessment;

2. Prakualifikasi;

3. Seleksi;

4. Prejob Activity;

5. Work in Progress; dan

6. Final Evaluation.

Keenam tahapan tersebut dilakukan mulai dari proses awal ketika perusahaan menentukan pekerjaan yang akan diserahkan kepada kontraktor sampai dengan evaluasi kinerja kontraktor setelah pekerjaan selesai.

1. Risk Assessment

Tahap pertama adalah risk assessment atau penilaian risiko. Tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat risiko dari pekerjaan yang akan diserahkan kepada kontraktor dan menjadi dasar dalam menentukan kriteria kontraktor yang sesuai untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Prosesnya dimulai dengan menentukan pekerjaan apa yang akan dikontrakkan. Setelah pekerjaan ditentukan, perusahaan melakukan identifikasi terhadap potensi bahaya yang terdapat dalam pekerjaan tersebut. Selanjutnya dilakukan penilaian risiko untuk mengetahui tingkat risikonya.

Tingkat risiko dalam materi dibagi menjadi tiga, yaitu:

• rendah;

• sedang (medium); dan

• tinggi.

Dari hasil penilaian tersebut, perusahaan dapat menentukan kontraktor seperti apa yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan dengan tingkat risiko yang telah ditentukan.

Bagi kontraktor atau personel K3, penting untuk memahami terlebih dahulu risiko pekerjaan yang akan dilakukan. Kontraktor perlu memastikan apakah kemampuan dan sistem yang dimilikinya sesuai untuk bekerja pada tingkat risiko tersebut.

Sebagai contoh, apabila suatu kampus akan membangun gedung tiga lantai, pihak pemberi pekerjaan perlu menentukan terlebih dahulu kategori risiko pekerjaan tersebut. Berdasarkan kategori risiko tersebut, kemudian disusun persyaratan dan proses prakualifikasi untuk menyaring perusahaan yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut.

2. Prakualifikasi

Setelah risiko pekerjaan ditentukan, tahap berikutnya adalah prakualifikasi.

Prakualifikasi bertujuan untuk melakukan seleksi awal terhadap kontraktor yang memenuhi persyaratan K3 untuk melaksanakan pekerjaan.

Pada tahap ini, perusahaan pemberi pekerjaan biasanya menyediakan kuesioner atau daftar pertanyaan yang berisi berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh kontraktor.

Tugas kontraktor adalah mengisi kuesioner dan melengkapi seluruh persyaratan serta dokumen pendukung yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Contoh Kuesioner Prakualifikasi

Kuesioner prakualifikasi dapat dibagi ke dalam beberapa elemen. Contohnya:

• kepemimpinan dan komitmen;

• kebijakan dan sasaran strategis K3L;

• organisasi, tanggung jawab, sumber daya, standar, dan aspek lainnya.

Kontraktor tidak hanya diminta memberikan jawaban, tetapi juga harus memberikan evidence atau bukti dokumen yang mendukung jawaban tersebut.

Sebagai contoh, terdapat pertanyaan:

Bagaimana para senior manajer terlibat secara pribadi dalam manajemen K3L, misalnya dalam menetapkan sasaran dan objektif serta melakukan pengawasannya?

Kontraktor harus memberikan jawaban yang menjelaskan keterlibatan manajemen senior dalam pengelolaan K3L. Sebagai contoh, dapat dijelaskan bahwa manajemen senior memiliki tanggung jawab untuk memastikan setiap karyawan maupun subkontraktor memiliki kompetensi dan pelatihan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya, termasuk dalam aspek K3L.

Jawaban tersebut kemudian harus diperkuat dengan bukti dokumen. Contohnya:

• prosedur mengenai struktur dan tanggung jawab;

• bukti inspeksi K3 yang dilakukan oleh direktur atau senior manajer;

• struktur organisasi perusahaan yang menunjukkan posisi senior manajer;

• email atau dokumen penunjukan manajemen; dan

• evidence lain yang menunjukkan keterlibatan manajemen senior dalam pengelolaan K3L.

Contoh lainnya adalah pertanyaan mengenai apakah perusahaan memiliki dokumen kebijakan K3L dalam bahasa yang dipahami oleh pekerja.

Kontraktor harus menjawab pertanyaan tersebut, misalnya dengan jawaban “Ya”, kemudian melampirkan dokumen kebijakan K3L sebagai buktinya. Dokumen tersebut dapat berupa kebijakan dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, sesuai dengan kebutuhan.

Dengan demikian, jawaban dalam kuesioner tidak cukup hanya berupa pernyataan. Setiap jawaban yang membutuhkan pembuktian perlu dilengkapi dengan dokumen pendukung yang relevan.

3. Seleksi

Kontraktor yang telah lolos tahap prakualifikasi selanjutnya masuk ke tahap seleksi.

Tujuan tahap seleksi adalah memilih kontraktor terbaik di antara kontraktor yang mengikuti proses tender.

Secara umum, terdapat tiga aspek yang menjadi pertimbangan dalam proses seleksi, yaitu:

1. Aspek K3, yaitu kemampuan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan secara aman;

2. Aspek teknis, yaitu kemampuan kontraktor dalam memenuhi kebutuhan teknis pekerjaan; dan

3. Aspek komersial, yaitu pertimbangan biaya atau penawaran harga.

Dengan demikian, kontraktor yang dipilih bukan hanya yang memiliki harga paling rendah, tetapi juga harus mampu memenuhi persyaratan teknis dan K3.

Pada tahap seleksi, kontraktor biasanya diminta memberikan penawaran yang mencakup aspek teknis, harga, K3, dan persyaratan lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan.

Salah satu dokumen yang biasanya diminta adalah HSE Plan atau rencana K3. Pada tahap ini, HSE Plan umumnya masih berupa draft sehingga masih dapat dilakukan revisi sesuai dengan hasil pembahasan dan persyaratan perusahaan pemberi pekerjaan.

Bid Document dan Pre-Bid Safety Meeting

Dalam proses tender, perusahaan pemberi pekerjaan akan menyiapkan bid document yang mencakup berbagai persyaratan pekerjaan. Dokumen tersebut meliputi aspek HSE yang dibutuhkan dan tercakup dalam Term of Reference (TOR) atau Scope of Work (SOW).

Informasi mengenai bahaya yang telah diidentifikasi juga perlu disampaikan kepada kontraktor. Hal ini bertujuan agar kontraktor memahami risiko pekerjaan serta dapat dinilai kemampuannya dalam mengelola aspek HSE.

Dalam materi disampaikan bahwa pada proses seleksi kontraktor, aspek HSE dapat memperoleh bobot tertentu. Sebagai contoh pada SKK Migas, bobot HSE dapat berada pada kisaran 10–30%, sedangkan bobot lainnya diberikan untuk aspek komersial dan teknis.

Untuk memastikan kontraktor memahami ekspektasi perusahaan terhadap kinerja HSE selama masa kontrak, bidder yang terpilih dapat diundang mengikuti pre-bid safety meeting.

Hal-hal yang dapat dibahas dalam kegiatan tersebut antara lain:

• kebijakan atau komitmen perusahaan pemberi pekerjaan;

• identifikasi bahaya selama pekerjaan atau kontrak;

• peraturan khusus yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan;

• HSE Plan yang diharapkan dari kontraktor; dan

• persyaratan minimum safety performance.

Peserta yang terlibat dapat mencakup kontraktor, HSE Manager atau personel safety, serta pihak end user, seperti personel engineering atau operation.

Dalam dokumen tender, aspek HSE dapat dibagi ke dalam beberapa bagian atau section. Pada materi, dijelaskan adanya Section 1, Section 2, dan Section 3, dengan aspek HSE terutama terdapat pada Section 2 dan Section 3.

Pada Section 2, beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan antara lain:

• HSE Plan;

• IBPR;

• HSE personel;

• DRC; dan

• dokumen atau persyaratan HSE lainnya.

Sementara itu, Section 3 dapat mencakup:

• company commitment;

• kebijakan K3;

• HSE Plan kontraktor;

• HSE requirement;

• HSE specific requirement; dan

• HSE performance indicator.

Setelah seluruh dokumen disampaikan, perusahaan pemberi pekerjaan melakukan seleksi terhadap kontraktor yang memenuhi persyaratan dari aspek K3, teknis, dan komersial. Kontraktor yang memenuhi persyaratan dan dinilai paling sesuai kemudian ditetapkan sebagai pemenang.

4. Prejob Activity

Setelah kontraktor ditetapkan sebagai pemenang dan kontrak diberikan, proses dilanjutkan ke tahap prejob activity, yaitu kegiatan persiapan sebelum pekerjaan dimulai.

Pada tahap ini dilakukan pertemuan pendahuluan untuk membahas strategi dan rencana kerja, termasuk HSE Plan.

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain:

• rencana kerja;

• persyaratan perizinan;

• kebutuhan tenaga kerja;

• medical check-up (MCU);

• sertifikat kompetensi atau sertifikat pendukung tenaga kerja;

• kesiapan peralatan kerja;

• sertifikasi peralatan;

• sertifikasi lifting and rigging; dan

• inspeksi terhadap peralatan.

Kebutuhan personel juga perlu ditentukan sesuai dengan jenis pekerjaan. Sebagai contoh, pekerjaan tertentu dapat membutuhkan personel seperti rigger, welder, operator, dan personel lainnya yang memiliki kompetensi atau sertifikasi sesuai persyaratan.

Pada tahap ini, kontraktor atau personel K3 bertugas memastikan seluruh kebutuhan pekerjaan telah dipersiapkan sebelum pekerjaan dimulai, termasuk tenaga kerja, peralatan, sertifikasi, inspeksi, perizinan, dan dokumen K3.

5. Work in Progress

Setelah seluruh persiapan selesai, pekerjaan memasuki tahap Work in Progress, yaitu tahap pelaksanaan pekerjaan.

Pada tahap ini, program K3 yang telah ditetapkan dalam HSE Plan mulai diimplementasikan dalam kegiatan pekerjaan.

HSE Plan yang telah disusun harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan atau kesepakatan antara perusahaan pemberi pekerjaan dan kontraktor. Setelah disepakati, seluruh program yang tercantum di dalamnya wajib dilaksanakan.

Program K3 tidak boleh hanya dicantumkan dalam dokumen, tetapi tidak dilaksanakan di lapangan.

Kontraktor wajib melakukan berbagai upaya pencegahan kecelakaan pada setiap tahapan pekerjaan. Beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain:

• melaksanakan program K3 sesuai HSE Plan;

• membuat laporan performa K3;

• melakukan inspeksi dan pemeriksaan;

• melakukan pelaporan insiden apabila terjadi insiden atau kecelakaan;

• melaksanakan latihan tanggap darurat; dan

• melaksanakan program K3 lainnya sesuai dengan HSE Plan.

Seluruh kegiatan tersebut perlu didokumentasikan agar pelaksanaan K3 dapat dimonitor dan dievaluasi.

Sebagai contoh, apabila suatu proyek pembangunan gedung memiliki durasi satu tahun, maka pekerjaan tersebut memiliki jadwal pelaksanaan dari bulan pertama hingga bulan berikutnya. Setiap periode perlu ditentukan program keselamatan yang akan dilaksanakan, termasuk kegiatan inspeksi dan audit.

Dengan demikian, pelaksanaan K3 harus berjalan seiring dengan pelaksanaan pekerjaan dan tidak hanya dilakukan pada tahap awal proyek.

6. Final Evaluation

Setelah pekerjaan selesai, dilakukan final evaluation atau evaluasi akhir terhadap kinerja kontraktor.

Evaluasi dapat dilakukan secara berkala dan terutama dilakukan ketika pekerjaan atau kontrak telah selesai. Tujuan evaluasi adalah untuk menilai kinerja kontraktor selama melaksanakan pekerjaan.

Hasil evaluasi dapat menjadi dasar untuk menentukan apakah kontraktor tersebut direkomendasikan untuk pekerjaan berikutnya.

Apabila kontraktor menunjukkan kinerja yang baik, kontraktor dapat direkomendasikan untuk mengikuti atau melaksanakan proyek berikutnya. Sebaliknya, apabila kinerjanya buruk, misalnya pelaksanaan tidak sesuai dengan HSE Plan, perusahaan dapat memberikan tindakan sesuai mekanisme yang berlaku, termasuk tidak merekomendasikannya untuk pekerjaan berikutnya atau melakukan blacklist sesuai ketentuan perusahaan.

Final evaluation juga dapat digunakan sebagai masukan untuk meningkatkan sistem CSMS perusahaan. Evaluasi dapat digunakan untuk mengetahui kekurangan dalam pelaksanaan CSMS dan menentukan hal-hal yang perlu diperbaiki.

Proses evaluasi dilakukan oleh tim yang melibatkan berbagai unsur terkait dalam perusahaan. Evaluasi tidak hanya dilakukan oleh tim HSE, tetapi juga dapat melibatkan:

• manajemen proyek;

• engineering;

• tim teknis;

• operation; dan

• procurement.

Keterlibatan berbagai pihak tersebut diperlukan agar penilaian terhadap kontraktor dapat dilakukan secara menyeluruh.

Manfaat Penerapan CSMS

Penerapan CSMS memberikan manfaat bagi perusahaan pemberi pekerjaan maupun bagi kontraktor.

Manfaat bagi Perusahaan Pemberi Pekerjaan

Bagi perusahaan pemberi pekerjaan, CSMS membantu:

• memastikan kontraktor memenuhi standar dan kriteria K3 perusahaan;

• menjaga dan meningkatkan kinerja K3 kontraktor;

• mencegah kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja;

• mengurangi potensi kerugian akibat aktivitas kontraktor; dan

• memastikan sistem manajemen K3 perusahaan dapat terhubung dengan sistem manajemen K3 kontraktor.

Manfaat bagi Kontraktor

Bagi kontraktor, penerapan CSMS antara lain bermanfaat sebagai:

• salah satu persyaratan untuk lolos prakualifikasi pada perusahaan pemilik proyek;

• peluang untuk mendapatkan pekerjaan atau tender;

• sarana untuk meningkatkan kinerja K3;

• sarana untuk mengurangi angka kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja;

• sarana membangun citra positif perusahaan; dan

• sarana membangun komunikasi serta keterhubungan sistem HSE antara perusahaan pemberi pekerjaan dengan kontraktor.

Dengan demikian, CSMS tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan pemberi pekerjaan, tetapi juga bagi kontraktor. Kontraktor yang mampu menunjukkan kinerja K3 yang baik akan memiliki peluang yang lebih baik untuk direkomendasikan dalam pekerjaan berikutnya.

Ringkasan Tahapan CSMS

Secara keseluruhan, proses CSMS terdiri atas enam tahapan:

Tahap

Kegiatan Utama

1. Risk Assessment

Pemberi pekerjaan menentukan pekerjaan, mengidentifikasi bahaya, melakukan penilaian risiko, dan menentukan tingkat risiko.

2. Prakualifikasi

Kontraktor mengisi kuesioner dan melampirkan dokumen pendukung untuk membuktikan pemenuhan persyaratan K3.

3. Seleksi

Pemilihan kontraktor berdasarkan aspek K3, teknis, dan komersial.

4. Prejob Activity

Persiapan pekerjaan, HSE Plan, personel, peralatan, sertifikasi, inspeksi, perizinan, dan kebutuhan lainnya.

5. Work in Progress

Pelaksanaan pekerjaan dan implementasi program K3 sesuai HSE Plan.

6. Final Evaluation

Evaluasi kinerja kontraktor setelah pekerjaan selesai sebagai dasar rekomendasi pekerjaan berikutnya dan perbaikan CSMS.

Pada prinsipnya, Risk Assessment dilakukan oleh pemberi pekerjaan untuk menentukan tingkat risiko pekerjaan. Hasil tersebut menjadi dasar dalam proses prakualifikasi untuk menentukan kontraktor yang mampu melaksanakan pekerjaan dengan tingkat risiko tersebut.

Selanjutnya, kontraktor menjawab pertanyaan prakualifikasi dan melampirkan evidence yang diperlukan. Hasil prakualifikasi digunakan dalam tahap seleksi dengan mempertimbangkan aspek K3, teknis, dan komersial.

Setelah kontraktor ditetapkan sebagai pemenang, dilakukan prejob activity untuk mempersiapkan HSE Plan, personel, sarana, dan prasarana. Selanjutnya pekerjaan dilaksanakan pada tahap Work in Progress dengan menjalankan program K3 yang telah direncanakan. Setelah pekerjaan selesai, dilakukan Final Evaluation untuk menilai kinerja kontraktor dan menjadi bahan pertimbangan apabila terdapat pekerjaan serupa pada periode berikutnya.

Apabila perusahaan telah menerapkan SMK3 atau SMKP dengan baik, proses CSMS akan lebih mudah dipersiapkan karena berbagai dokumen dan evidence yang dibutuhkan pada proses prakualifikasi maupun seleksi pada dasarnya telah tersedia dalam sistem manajemen perusahaan.

Bagi perusahaan pemberi pekerjaan, perlu disusun mekanisme CSMS yang jelas untuk mengelola proses pemilihan dan pengendalian kontraktor. Sementara bagi vendor atau kontraktor, penerapan SMK3 menjadi dasar penting agar perusahaan mampu menunjukkan bukti penerapan K3 ketika mengikuti proses CSMS.

Dengan demikian, penerapan SMK3 atau SMKP dan CSMS dapat saling mendukung dalam memastikan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor tetap memenuhi standar keselamatan dan kesehatan kerja.